Tokom realizacije nekog projekta ili bilo kakvog drugog zadatka koji je kao takav došao od strane neke više instance obavezno se treba provesti neki od oblika izvještavanja. U pravilu, to izvještavanja je u pismenom obliku, ali često puta i u usmenom, odnosno u obliku prezentacije.

Razlika između pismenog oblika prezentacije rezultata rada na projektu i/ili nekom poslu u pismenoj formi i formi usmene prezentacije je vrlo velika. Svaki od tih oblika prezentacije ima svoje zakonitosti koje u pravilu nisu u većini slučajeva transferabilne. To znači, da većina karakteristika za pismeno izvještavanje o rezultatima rada  treba koncepcijski, strukturno i tehnološki riješiti na sasvim drugi način od slučaja usmene prezentacije. Potpuno isti zaključak vrijedi i u obrnutom smjeru. Prihvatljiva koncepcijska, strukturna i tehnološka rješenja za pismenu prezentaciju rezultata rada su u pravilu neprihvatljiva, čak i kontraproduktivna kod usmene prezentacije, ali i obratno.

Zašto je važno o tome voditi računa? Pogledajmo primjer postupka realizacije nekog zadatka (projekta, ili dijela projekta). Za ilustraciju može poslužiti primjer na slici 1. Od više instance se dobio neki zadatak, posao kojega treba obaviti u sklopu nekih ograničenja resursa (vremena, novca, ljudi, tehničkih sredstava, itd.). Naravno da viša instanca očekuje da se taj posao uspješno završi. Uspješnost završetka posla se deklarativno ocjenjuje kroz prezentaciju rezultata rada. Ako su postignuti rezultati rada zadovoljavajući i u očekivanim granicama parametara, viša instanca, a time i realizatori posla su zadovoljni. Međutim, ako prezentacija rezultata rada ne zadovoljava višu instancu, tada dolazi do konfliktne situacije. Kod toga se može uvijek postaviti pitanje: da li je problem u lošem radu zbog nekog razloga, pa sukladno tome i loših rezultata, ili je možda prezentacija rezultata rada bila loša i neadekvatna, pa viša instanca ne prihvaća rezultate rada jer ih nije ni shvatila.   

Tematski, u okviru ovog rada neće se obrađivati problem uspješnosti provođenja i realizacije posla. Pretpostavlja se da su izvršioci kompetentni za te poslove. Međutim, iz osobnog iskustva znam, jer sam se uvjerio da veliki dio izvršitelja nekog posla vrlo loše prezentira svoje rezultate rada, naročito ako se radi o usmenoj prezentaciji.

Zbog toga će se u nastavku posvetiti pažnja nekim pravilima uspješne usmene prezentacije rezultata rada.

1.    Rizici uspjeha prezentacije

Svaki posao koji treba napraviti, pa tako i prezentacija rezultata rada obavlja se u hazardnim uvjetima. Što to znači? Za svaki posao postoji veći ili manji rizik da će se uspješno obaviti jer okruženje je samo po sebi nesigurno i time nema garancije za uspjeh obavljanja nekog posla. Da bi se u hazardnim uvjetima smanjio rizik realizacije posla potrebno je izvršiti odgovarajuće pripreme i osiguranja da ne dođe do realizacije rizika, odnosno incidenta.

Ako se pogleda zadatak u kojem treba izvršiti usmenu prezentaciju rezultata rada, onda normalno svi žele da ta prezentacija bude uspješna, odnosno, da ispuni osnovni cilj: auditorij kojemu se vrši usmena prezentacija treba shvatiti i prihvati prezentaciju na temelju koje će zaključiti da je prezentirani posao kvalitetno urađen. Sve drugo se može smatrati neuspjelom prezentacijom, jer je pretpostavka da je posao dobro napravljen. Blok shema rizika prezentacije prikazana je na slici 2.

Ako samu prezentaciju promatramo kao objekt na kojemu ne želimo da dođe do realizacije rizika koji se naziva 'neuspjela prezentacija', onda treba pristupiti analizi uzroka koji mogu dovesti s većom ili manjom vjerojatnošću do realizacije rizika. Naravno da treba težiti što manjoj vjerojatnosti pojave rizika, odnosno manjem riziku.

Uz pretpostavku da prezentator nema ingerencije na prostor i tehničke uvjete za prezentaciju, onda prijetnje koje mogu dovesti do povećanja rizika za uspjeh prezentacije mogu biti: nezainteresiranost auditorija, nedovoljno stručno znanje auditorija, neadekvatan prostor za prezentaciju, loši tehnički uvjeti za prezentaciju, itd.

S druge strane, ranjivost prezentacije je u potpunosti u rukama prezentatora. On je u svakom slučaju odgovoran za ranjivost prezentacije. U ranjivosti prezentacije spadaju: preuska i visoko stručna tema, loše pripremljeni prezentacijski materijal, loše provođenje prezentacije, loše upravljanje vremenom prezentacije, itd.
Može se pokazati, da prezentator ima malo utjecaja na potencijalne prijetnje, ali ako ih unaprijed zna, može pripremiti odgovarajuće protumjere, odnosno smanjiti efekte prijetnji. Glavni smjer borbe protiv neuspjeha prezentacije je u svakom slučaju u području ranjivosti, odnosno, poduzimanje onih radnji i priprema koje će ranjivost prezentacije svesti na najmanju moguću mjeru.
U području posljedica svaki prezentator želi i očekuje minimalne posljedice, odnosno želi maksimalnu uspješnu prezentaciju. U protivnom je najbolje da se ne bavi tim poslom.
Kao zaključak se može reći da se optimalno smanjuje rizik neuspjeha prezentacije djelovanjem na ranjivost prezentacije. Kako je već rečeno, tu će se težište staviti na usmenu prezentaciju te će se stoga u nastavku samo taj aspekt prezentacije rezultata obraditi.

2.    Smanjivanje ranjivosti usmene prezentacije

Na početku ove teme treba reći da se pod usmenom prezentacijom smatra istovremeni nastup prezentatora pred auditorijem i video sa ili bez audio komponente. Drugim riječima, pod prezentacijom se smatra nastup prezentatora s pratećim materijalom (u pravilu je to .ppt prezentacijski materijal).

Neka pravila koja će se navesti u nastavku vezana za pripremu i izvođenje prezentacije nisu ničim propisana, već predstavljaju iskustvo najbolje prakse u svijetu, sa značajnim elementima podrške psihologije. Naravno, nije moguće niti je optimalno se držati slijepo svih ovih pravila, ali rukovođenje njima u fazi priprema i provođenja prezentacije dramatično može smanjiti rizik neuspjeha same prezentacije.

Ključna pravila za smanjivanje ranjivosti takve prezentacije su:

• Izrada prezentacijskog materijala koristeći psihologiju i najbolju praksu
• Priprema prezentatora da koristeći elemente najbolje prakse postigne prihvatljivu vještinu prezentiranja.

Osnovna pravila usmene prezentacije:

• Nitko nije došao da gleda medij za prezentaciju već da gleda i sluša prezentatora
• Ako želite čitati sa slajda, tada samo pošaljite slajd i ne trebate ni dolaziti na prezentaciju
• Prezentator mora fokusirati auditorij na ono što prezentira, a ne na način prezentacije
• Prezentator mora govoriti,a ne čitati tekst koji ide uz prezentacijski materijal
• Kod govora prezentator mora govoriti dovoljno glasno i razgovijetno, ne prebrzo, služiti se dinamičkim naglašavanjem i ukazivanjem na važne dijelove prezentacije
• Medij za prezentaciju (.ppt) nije prezentacija, već DODATAK prezentaciji
• Nikada ne koristiti medij koji će sakriti prezentatora.

Dodatna pravila prezentacije:

• Ako prezentator nije u stanju u 10-15 minuta objasniti svoju prezentaciju, treba se baviti drugim poslom
• Prezentacija koja ima više od 10 slajdova je besmislena i dosadna
• Ispričavajte se auditoriju samo ako ste napravili grešku tokom prezentacije
• Učinite prezentaciju zabavnom
• Zapamtite, prezentator je jedini koji može spriječiti tzv. smrt zbog “PowerPoint-a“.

Pravilo 10-20-30 za prezentaciju (Guy Kawasaki)

• Ne više od 10 slajdova
• Trajanje ne duže od 20 minuta
• Fontovi ne manji od 30 point-a.

Životno iskustvo uči da vrijedi pravilo koje je definirao Herbert Simon: Ljudska pažnja je oskudan resurs. To znači, da prezentator ima relativno malo vremena da zadrži odgovarajuću pažnju auditorija i to uz  osobni napor u ulozi animatora.

Prezentator bi se trebao držati još jednog važnog pravila: na jednom slajdu samo jedna ideja. Jedna ideja se treba moći opisati sa najviše 15 riječi. To je posljedica memorijskog ograničenja auditorija, a koje se ogleda kroz kratkoročno pamćenje. Tako npr. od približno 7 jednostavnih stvari auditorij će prihvatiti 1 do 2, ali ne i njihove detalje.

Kada je u pitanju animacija i tranzicija slajdova, preporuča se slijedeće:

• Minimizirajte upotrebu animacije
• Ako koristite tranzicije slajdova neka, svi slajdovi imaju jednaku tranziciju.

Sa sličicama na slajdu ne treba pretjerivati. Ako se koristi sličica, tada ona treba odgovarati ideji na slajdu.
Kako je vrijeme prezentacije uvijek ograničeno, držite se planiranog vremena, čak ako treba prekinite prezentaciju.
Opći izgled slajda:

• Izgled kontinuiteta iz kadra u kadar prenosi osjećaj kompletnosti
• Naslovi, podnaslovi  i logotipi trebaju se pojavljivati uvijek na istom mjestu na svakom okviru
• Margine, fontovi, veličina fonta i boje trebaju biti u skladu s grafikama koje se nalaze u istom položaju svakog okvira
• Linije, pravokutnici, granice, i prazan prostor također bi trebali biti dosljedni u cijeloj prezentaciji

Izbor fonta treba tako odabrati da bude svima dobro čitljiv. Preporuča se upotreba slijedećih fontova: Arial, Tahoma i Verdana. Nikada nemojte žrtvovati čitljivost zbog stila ili oblika fonta.
Kada je u pitanju veličina fonta važno je pravilo: veće je bolje. Zapamtite, vaš slajd mora biti čitljiv u zadnjem redu prostorije. U tom smislu preporuča se za naslov slajda Verdana 40 pointa, za podnaslove ili bulete Verdana 32 pointa, a za tekst Verdana 24 pointa.

Ne koristite sva slova velika, jer:

• Tekst se teško čita
• Prikrivaju se akronimi
• Poriče se upotreba velikih slova za naglaskom

Italic:

• Koriste se za ”navodnike”
• Koriste se za isticanje misli i ideje
• Koriste se za naslove knjiga, časopisa i magazina.

Kada su u pitanju boje, prezentator koji priprema prezentaciju mora biti naročito pažljiv. Tu također postoje neka pravila koja se savjetuju u praksi:
U velikim dvoranama:

• Izbjegavajte bijelu pozadinu
• Bijeli ekran blješti u tamnoj prostoriji
• Tamni slajdovi sa svjetlo obojanim tekstom daju bolje efekte.

Ako nemate iskustva, koristite 'kotač boja' za slaganje boje pozadine i teksta.

3.    Zaključak

Planiranje, priprema i provođenje prezentacije rezultata rada se treba smatrati sastavnim dijelom nekog posla, projekta, zadatka, itd. Zato tom pitanju treba pristupiti s odgovarajućom dozom ozbiljnosti korištenjem iskustva i najbolje prakse. U koliko je cilj realizacija uspješne prezentacije na temelju koje će auditorij steći pozitivan stav i mišljenje o vašem poslu i vama kao prezentatoru, tada se treba koristiti istraženim psihološkim efektima koji smanjuju rizik neuspjeha prezentacije. Najvažnije u cijeloj toj priči je da je rizik neuspjeha prezentacije u najvećem dijelu pod kontrolom prezentatora. Kako je uspješno provođenje prezentacije u prvom redu vještina, jer se u ovom slučaju pretpostavlja da prezentator ima adekvatna stručna znanja o temi koju prezentira, nužna je odgovarajuća priprema i trening, naročito za nedovoljno iskusne prezentatore.

Mr.sc. Zdenko Adelsberger, dipl.inž.
CIS ISM, EOQ  ISMSM, ISMS LA, EOQ  QA, EOQ  OHSSM, EOQ EMSM

Dim lights Embed Embed this video on your site

URL poveznica za ovaj ulaz

Komentari (2)

RSS feed komentari