Poslovni sastanci predstavljaju važan dio ukupnog poslovnog života. Loše upravljanje poslovnim sastancima može imati pogubne efekte na  ukupnu poslovnu uspješnost organizacije te negativno utjecati na upravljanje  vremenom i stupanj organiziranosti  u organizaciji, na međuljudske odnose te donošenje optimalnih poslovnih odluka

Što je unapređenje poslovnog sastanaka?
To su sveukupne aktivnosti pojedinaca i grupe u cjelini s ciljem da sastanci budu kraći, rjeđi i učinkovitiji, da se učinkovitije rješavaju problemi koji se javljaju tijekom sastanka te da se brže postižu ciljevi organizacije.
 
Pojedinci i grupa, pored osnovnog znanja o učinkovitim sastancima, trebaju ovladati tehnikama za unapređenje sastanaka koje će redovito i sustavno primjenjivati, kao što sudnevnik sastanaka,

• dnevnik unapređenja sastanaka,
• izvješće voditelja o stanju sastanaka,
  
• metodologija ocjenjivanja sastanaka.
  
• osobni plan aktivnosti za sastanak,
  
• pravila rada grupe,
  
• rečenice koje potiču,
  
• prijedlozi za rješavanje problema.
  

{sidebar id=1}Pri unapređenju poslovnog sastanka pomoći će SWOT analiza (snage i slabosti kao unutarnji elementi organizacije, te prilike i prijetnje kao vanjski element organizacije) kao osnovni alat koji se koristi u strateškom planiranju organizacija, a tako i poslovnih sastanaka.

Koji su koraci za unapređenje poslovnih sastanaka

1. Čvrsto utvrditi dnevni red i trajanje. Voditelju sastanka treba dostaviti dnevni red u kojem je istaknuto o čemu sudionici žele razgovarati, vrijeme predviđeno za sastanak, te najbolji način korištenja tog vremena. On mora biti fleksibilan, no čvrsto utvrđen alat, koji pojedince prisiljava da razmišljaju o tome što žele postići na sastanku. Točka dnevnog reda treba trajati maksimalno deset minuta. Istekne li predviđeno vrijeme trajanja točke dnevnog reda, preostalu problematiku treba riješiti na sljedećem sastanku
2. Odrediti zapisničara. Bilježenjem događanja i odluka donesenih tijekom sastanka brzo se uočavaju, a time i izbjegavaju, eventualne greške i nelogičnosti. Također, oni koji su sastanak propustili mogu dobiti kopiju bilježaka, u kojem će smjeru tim ići, te što se sve mora poduzeti.
   
3. Definirati prijedloge. Sudionici sastanka daju prijedloge (pismene ili usmene) s kratkim i jasnim obrazloženjem koji voditelj sastanka daje na glasovanje uz definiranje rokova primjene odluke. Za elemente sastanka za koje ne postoji konsenzus, voditelj poslije sastanka obavlja konzultacije i nastoji usuglasiti mišljenje članova grupe.
   
4. "Razlomiti" dugi sastanak na nekoliko kraćih cjelina. Duge sastanke o nekoj općoj temi podijelite na nekoliko kraćih (5 - 10 minuta) o nekoj zasebnoj temi ili projektu. Time se nameće disciplina koja sudionike održava čvrsto usredotočenima na ono o čemu se razgovara. 
   
5. Pridržavati se vremenskog okvira. Suptilno podižite pritisak na sudionike sastanka tako što na zidove dvorana za sastanke smjestite "štoperice", koje odbrojavaju minute do kraja sastanka, a sve kako bi taj pritisak sudionike održao usredotočenima na temu. Takav način vođenja sastanaka nameće strukturu umjesto kreativnog kaosa.
   
6. Evaluacija sastanka. Najmanje jednom u šest mjeseci analizirajte vaše aktivnosti i načinite izvješće, s kojim upoznajte sve relevantne čimbenike.
   

Bez učinkovito vođenih poslovnih sastanaka nije moguće kvalitetno upravljati. Usvajanjem tehnika planiranja, organiziranja i vođenja sastanaka može se značajno povećati njihova djelotvornost, korisnost i zadovoljstvo sudionika.