Kočije bez konja |
 |
 |
 |
| Utorak, 23 Lipanj 2009 08:22 | |
|
Djelotvoran informatički sustav treba osigurati kvalitete informacije donositeljima odluka. Među bitnim odlikama kvalitetne informacije jesu pravovremenost i točnost. Za pravovremenu informaciju bitna je ažurnost podataka, jer informacije danas brzo zastarjevaju, a kad prestanu imati karakter novosti prestaju biti informacije i postaju povijesnim podacima. Netočna informacija također prestaje biti informacija i postaje dezinformacija. Netočnost informacije najčešće je uzrokovana netočnim podacima, prema načelu GIGO (Garbage In – Garbage Out).
Unatoč brzini, preciznosti i pouzdanosti suvremenih računala i poslovnih aplikacija, brzina i točnost informacije ne postiže se automatski. Interna djelotovornost suvremena informatičke opreme i programa (ERP sustavi) u primjeni ne mora doprinositi djelotvornosti poslovanja poduzeća. Ako ERP ima neku korisnu funkcionalnost koju poduzeće ne koristi, onda je on interno djelotvoran, ali eksterno nije. Isto tako, ako se ne koristi njegova integriranost i ugrađeni potencijal procesnog ograniziranja poduzeća, sustav je također eksterno nedjelotvoran.
Podsjetimo da se u integrirani informatički sustav podatak unosi samo jedanput, a koristi se više puta, kad god je potrebno. Pri tome je važno da ga unosi onaj koji ga stvara ili najbolje poznaje (točnost), tamo gdje nastane i to odmah kad nastane (ažurnost). Točnost i ažurnost unosa podataka osobito dobivaju na značenju i zbog karakteristike integriranog sustava da automatski provodi izmjene stanja svih podataka koji su u vezi sa novounesenim podatkom (npr. prosječna ponderirana cijena materijala). Na taj način sustav multiplicira korist od unesenog točnog podatka, ali također i štetu od unesenog pogrešnog podatka.
Neki podaci mogu se preuzimati od dugih informatičkih sustava, primjerice tečajna lista od banke ili proizvedeni komadi od stroja, ali još uvijek veliki dio podataka u sustav unose ljudi, primjerice izvješće o provedenoj kontroli kvalitete proizvedenih komada. Organizacija poduzeća, ali i društva u cjelini, inovativnim korištenjem tehnologije može značajno smanjiti količinu rada koji ne dodaje vrijednost, među kojima je i rad na unosu podataka, uz istovremeno povećanje točnosti i ažurnosti. U tom smislu zanimljiv primjer je usporedba djelotvornosti odjela za upravljanje dugovanjima jednog domaćeg i jednog stranog poduzeća sredinom devedesetih godina prošlog stoljeća. Oba poduzeća imala su implementiran isti suvremeni ERP sustav. U stranom poduzeću 6 zaposlenih u odjelu Payables unijelo je, odobrilo i platilo do 2000 ulaznih računa u jednom danu, a u domaćem je isti obujam posla obavilo 12 ljudi u mjesec dana. Jedan od uzroka tolike razlike u djelotovornosti bila je prekapacitiranost stručnih službi domaćeg poduzeća. Međutim puno je interesantnija bila društvena organizacija poslovnog okruženja stranog poduzeća u korištenju tehnologije skeniranja faktura. Naime, preduvjeti za takav način unosa bili su jedinstveni predložak fakture sa jedinstvenim šifarnicima podatka i otisnutim bar kodovima koje su skeneri mogli čitati. Za usporedbu, kod nas se matični broj poduzeća počeo koristiti na fakturi tek nekoliko godina kasnije, uvođenjem PDV-a.
Jedan od razloga smanjene ažurnosti i točnosti podataka često je mehanička primjena nove, integrirane, informatičke tehnologije na postojeću organizaciju poslovanja zasnovanu na ograničenjima postojeće, zastarjele, tehnologije. U takvim situacijama sustav biva u(ne)ređen tako da generira greške i izuzetke. Isprekidani poslovi i odgovornosti među ljudima i funkcijama uzrokuje nezainteresiranost i nepoznavanje ičega osim svojeg uskog okvira odgovornosti, dok masovan unos podataka uzrokuje zasićenost istim operacijama. Također su karakteristične dvostruke evidencije, kopiranje, prepisivanje i usklađivanje.
Za ovako ograničenu primjenu tehnologije, već prije skoro dvadeset godina, James Martin[1] koristi sintagmu kočije bez konja[2]. Naime, prvi su automobili imali oblik zaprežnih kola, i tek je kasnije shvaćeno da je automobilima primjeren drugačiji oblik. Današnji ICT omogućava izgradnju ureda bez papira, koji nećemo učiniti djelotvornim tako da repliciramo postojeću papirnatu organizaciju, nego tako da dovedemo podatke i informacije na ekrane onih zaposlenika koji ih trebaju i koji će pomoću njih donositi najbolje odluke. Kako vrijednost ne dodaje ispisivanje izvješća, tako vrijednost ne dodaje ni zapisivanje podataka na papir da bi se kasnije unijeli u elektronički sustav. Nažalost, kvaliteta unosa podataka često je umanjena posredovanjem "odjela za prepisivanje". To se događa iz raznih razloga: od primjera da kreator podataka ne želi naučiti raditi sa aplikacijom, do slučaja kada je trošak plaće radnika manji od troška licence za aplikaciju, pa na dizajn organizacije značajno utječe i štednja na licencama.
Osim raspoložive tehnologije, na organizaciju procesa u poduzeću djeluju i promjene uvjeta u okruženju. Bez obzira hoće li poduzeće reagirati u smjeru utjecaja na te uvjete ili u smjeru pasivne prilagodbe, u svakom slučaju promjene će utjecati na organizaciju i poslovna pravila. Promjene organizacije, pravila ili čak strukture poduzeća mogu se odvijati više ili manje sustavno, ali sve je bolje od propuštanja percipiranja, ili arogantnog ignoriranja, promjene uvjeta u okruženju.
Utjecaj ograničene primjene suvremene informatičke tehnologije i promjene uvjeta u okruženju na poslovne procese poduzeća dobro opisuje jedan primjer iz domaće poslovne prakse. Iako primjer datira iz druge polovice devedesetih godina prošlog stoljeća, slične situacije događale su se i desetak godina kasnije, pa i dan danas. Isto tako, korištena načela i metode pokazala su se primjenjivim i danas, ne samo u implementaciji novih informatičkih sustava nego i prilikom svakog redizajna poslovnih procesa.
Godine 1995. u poduzeće je implementiran suvremeni ERP, drugi po zastupljenosti u svjetskim razmjerima. Implementacija je uglavnom tekla prema planu i aplikacija je zaživjela u svakodnevnom poslovanju. Novom aplikacijom bilo je važno pokriti sve funkcionalnosti starih aplikacija, bez nekih velikih intervencija u poslovne procese. Međutim, ubrzo su se pokazali nedostaci. U prosincu 1996. godine, novi direktor financija postavlja pitanje ažurnosti podataka o deviznim obvezama i dugog vremena izrade izvješća o ukupnim obvezama, zbog naknadne ručne dorade. Kako su i računala i aplikacija ispravno radili, krenulo se sa analizom procesa uvoza koji je tada predstavljao jedno novo područje poslovanja za večinu hrvatskih poduzeća.
Naime, početkom devedesetih podzeća su dobila mogućnost registrirati se i za djelatnost vanjske trgovine. U početku je opseg posla bio mali, pa se evidencija vodila ručno. Kako se u nekim se je poduzećima opseg posla brzo širio, a proces se razvijao u hodu, donošenjem pojedinačnih odluka o nosiocima novih poslova, tako je ubrzo postao rascjepkan po funkcionalnim odjelima, prilično neuredan i neažuran glede informacija o deviznim obvezama.
Osim toga, u počecima primjene računala u poslovanju, tehnička ograničenja računala, programa i mreže uvjetovala su centralizirani unos podataka. Stoga nije čudio prostorni smještaj informatičkog odjela u blizinu odjela računovodstva za koji su bile izrađivane prve poslovne aplikacije. Takva organizacija sporo se napuštala i kasnije kada tehničkih ograničenja više nije bilo i kada je omogućeno da se podatak unese na mjestu gdje nastane i odmah kad nastane.
Snimka stanja postojećeg procesa pokazala je da odjel uvoza, nakon zaprimanja, kopira fakture za potrebe svoje evidencije i šalje internom poštom na drugu lokaciju u odjel računovodstva koji je kasnije unosi u sustav i arhivira. Izradi kvartalnih izvješća o deviznim obvezama prethode dugotrajna usklađivanja evidencija odjela uvoza i računovodstva. Za potrebe ad hoc izvještavanja između dva kvartala, izvještaju o tuzemnim obvezama ručno se dodaje iznos inozemnih obveza iz evidencije odjela uvoza.
Krenulo se od početnog problema neažurne evidencije deviznih obveza. Ovdje je pronađeno pravilo da se obveza unosi u sustav po plaćanju, a plaćalo se u pravilu zadnji dan roka dospijeća od 90 dana. Za ovakvo pravilo jedina moguća pretpostavka bila je da se podaci u računovodstvene evidencije unose radi zakonske obveze, a ne i za potrebe poslovnog odlučivanja. Promjena pravila glasila je: devizna obveza unosi se u sustav u trenutku primitka inozemne fakture, Drugi problem bilo je dugotrajno usklađivanje evidencije deviznih obveza između odjela uvoza i računovodstvenog odjela. Pravilo koje ga je uzrokovalo glasilo je da se podaci uvoznim obvezama unose u sustav u odjelu računovodstva. Pretpostavka za to pravilo bila je da u odjelu uvoza ne znaju kontirati i nisu zainteresirani za točnost kontiranja transakcija uvoznog posla. Promjenu je omogućio suvremeni sustav koji je kontrolama i prijedlozima pomagao komercijalistu pri unosu da ispravno unese fakture u sustav uz minimalno poznavanje računovodstva, a konta koristi u svojim izvješćima. Promjenjena je i percepcija konta u smislu šifre poslovne transakcije koja se može koristiti i kao kriterij za grupiranje u izvještavanju. Treći problem odnosio se na slabo vladanje odjela uvoza podacima o uvoznim transakcijama. Uzrok problema bila su prva dva pravila: unos obeze u sustav tek po plaćanju i to u računovodstvenom odjelu. Jedna od pretpostavki za ta pravila bila je i ta da uvoz nije informatiziran, odnosno da nema aplikacije za podršku uvoznog poslovanja. Promjenu je donio novi softver svojim funkcionalnostima za praćenje svih dugovanja, pa tako i deviznih. Četvrti problem predstavljao je rastući opseg uvoznog poslovanja. U uvjetima malog opsega pravilo je bilo da se evidencija uvoza vodi ručno. Pretpostavka za to pravilo bila je da će tako i ostati. Kako je opseg uvoza stalno rastao, ustanovljeno je novo pravilo da se evidencija uvoznih obveza vodi na sustavu zajedno sa svim drugim obvezama. Rezultati analize procesa i prijedlog redizajna predani su direktoru informatike koji traži od generalnog direktora da sazove sastanak na temu Prijedlog preoblikovanja poslovnog procesa uvoza, na kojem će nazočiti i direktori računovodstva i vanjske trgovine. Na sastanku je prezentiran prijedlog redizajna procesa koji su prihvatili generalni i ostali prisutni direktori. Redizajnom procesa, odjel uvoza postao je vlasnik cijelog procesa i podataka koje on stvara. Ustanovljeno je novo pravilo da se analitička evidencija o matičnim podacima inozemnih dobavljača kao i transakcijski podaci o uvoznim obvezama i obvezama za zavisne troškove uvoza, vode u cijelosti u odjelu uvoza. Rezultati redizajna bili su prilično dobri: ažurnost unosa povećana je oko stotinjak puta (sa 90 dana na dan primitka), potrošnja papira i arhivskog prostora smanjena je 100%, izbačena je dvostruka evidencija koja je bila glavni generator grešaka i uzrok dugotrajnog usklađivanja, značajno je povećana produktivnost izbacivanjem nepotrebnih aktivnosti kopiranja faktura i njihovog transporta između odjela, a povećana je i točnost unosa. Rezultati iz primjera nisu toliko značajni u apsolutnom novčanom iznosu, koliko su značajni relativni omjeri, jer ako se neki trošak smanji 100% to svakako ima svoju težinu. Osim toga, sličnih očitih primjera bilo je dovoljno za značajne uštede, ne računajući ostale, na prvi pogled skrivene, slučajeve neefikasnih procesa. Također je ubrzana aktivnost koja dodaje vrijednost pri poslovnom odlučivanju kroz brže i kvalitetnije izvješćivanje, a omogućila ju je izrada novog programa za izvještaj kvartalne usporedbe troškova nabave iz inozemstva u odnosu na nabavu u tuzemstvu. Prije redizajna procesa usporedbu je izrađivao odjel uvoza dugotrajnim ručnim kalkulacijama. Nije potrebno posebno napominjati povećanu ekonomičnost nastalu korištenjem programa koji troši manje ljudskog rada, a povećava iskorištenost kapaciteta informatičkog sustava, kao ni povećanu točnost zbog izbjegavanja mogućnosti ljudske greške u izračunu. Kao važniji napredak valja napomenuti ažurnost i brzinu informacije, koja se u novom procesu, bez dugotrajnog ljudskog angažmana, mogla od sustava dobiti za bilo koji period, kraći ili duži od kvartala i u bilo koje vrijeme. A osobito je važno naglasiti da u staroj organizaciji procesa, bez ažurnog unosa podataka, ni izrada programa za izvještavanje ne bi koristla, jer je kalkulacija trebala biti gotova u roku od 15 dana nakon isteka kvartala, a kašnjenje unosa deviznih obveza u sustav iznosilo je 90 dana. Značajna promjena u okruženju, kao što je jučer bio raspad bivše države i prestanak partijske kontrole nad vanjsko-trgovinskim poslovanjem, sutra može biti ulazak u EU i uvjeti poslovanja na novom tržištu. Ovaj primjer pokazuje kako samo uvođenje suvremenog informatičkog sustava nije garancija boljeg poslovanja, ali je preduvjet da se njegovim djelotvornim korištenjem napravi sveobuhvatna reorganizacija tvrtke, koju, prema jednoj anketi Privrednog vjesnika, hrvatski gospodarstvenici smatraju jednom od najvažnijih potreba s kojima će se susresti hrvatske tvrtke ulaskom u EU. Nažalost reorganizacije prečesto dolaze i prolaze, a nakon njih isti ljudi i dalje rade iste stare poslove na isti stari način, samo su na papiru smješteni u druge kučice – situacija koju je M. Hammer slikovito opisao kao razmještanje stolaca na palubi Titanica[4]. Organizacijska struktura mora biti usklađena sa procesima koji se u njoj odvijaju kako bi poslovne aktivnosti bile vremenski i prostorno usklađene. Osnovni preduvjet za takvu usklađenost je dobro poznavanje vlastitih procesa, jer, kako reče W.E.Deming: If you can't describe what you are doing as a process, you don't know what your doing.
Darko Božičević, dipl. oec
Literatura: 1 Martin J. (1990) Information Engineering, Book II, Planning and Analysis. Englewood Cliffs: Prentice-Hall, str. 20 2 Literary Digest (1899): "The ordinary 'horseless carriage' is at present a luxury for the wealthy; and although its price will probably fall in the future, it will never, of course, come into as common use as the bicycle." 3 Hammer M., Stanton A. (1995) The Reengineering Revolution Handbook. London: HarperCollins Publishers, str. 109 4 Hammer M. (1990) Reengineering Work: Don’t Automate, Obliterate, Harvard Business Review, July-August
Postavi u favorite
Poveznica
Pošalji u email
Poziva: 2463 Poveznica(0)
Komentari (0)
 Napišite komentar
Morate biti prijavljeni da biste mogli poslati komentar. Molimo vas da se registrirate ukoliko nemate već otvoren korisnički račun.
|
Poslovni ljudi svakodnevno donose poslovne odluke. Mnoge od njih zasnivaju se na informacijama koje dobivaju iz informatičkog sustava svog poduzeća. Ovaj članak obrađuje neke aspekte djelotvornosti i kvalitete transakcijskog dijela informatičkog sustava poduzeća.
Analiza postojećeg stanja i prijedlozi promjena izvedeni su korištenjem tehnike M. Hammera: Problem – Pravilo – Pretpostavka[3], a za upravljanje promjenama osigurana je podrška generalnog direktora.
URL poveznica za ovaj ulaz
RSS feed komentari
