Konstantne promjene utječu na prirodu našeg društva, ekonomiju, industriju, funkciju poduzeća, poslova te osobnih stavova. Do promjena dolazi neočekivano i iznenada. Upravljanje promjenama podrazumijeva skup radnji koje omogućuju fleksibilnost u poslovnom okruženju, kako poduzeća tako i samog pojedinca. Najveći uzrok dinamičnih promjena je globalizacija i zbog toga trebamo biti fleksibilni kako bi se što brže i bolje prilagodili novonastalim situacijama. Poticaji promjena mogu biti kupci, konkurencija, dobavljači; tržište rada; EU, globalizacija, gospodarska situacija; društveni trendovi (npr. visoko obrazovanje); svjetska politika, kulturne razlike te razvoj tehnologije.Koja mogu biti područja promjena
Struktura(organizacijske kontrola, politike i procedure)
promjena organizacijske strukture poduzeća kao cjeline ili njenih dijelova
posljedica rasta i razvoja poduzeća
uzrokuje promjene u cjelokupnoj organizaciji (reorganizacija ili organizacijske transformacija)
reorganizacija – s vremena na vrijeme potrebna svim organizacijama (prilagođavanje)
organizacijska transformacija – radikalne promjene u strukturi poduzeća, promjena same strukture (fuzija, akvizicija i sl.)
Tehnologija (oprema i procesi)
promjene proizvodne tehnologije – proizvodnih sredstava i postupaka
rezultiraju jeftinijom proizvodnjom (skraćivanje vremena ili troškova proizvodnje)
cilj tehnoloških promjena = veća djelotvornost proizvodnje
razvoj visoke tehnologije
oslobađa zaposlene repetitivnih i rutinskih promjena, ali zahtijeva nova znanja i vještine
Promjene u proizvodima i uslugama
posljedica prestanka interesa kod kupaca (neodgovarajuća kvaliteta, cijena, funkcionalnost i sl.)
Ljudi(položaj u organizaciji, hijerarhijski rang, sigurnost…)
promjene u vrijednostima, vještinama i stavovima svakog zaposlenog
motiviranost za rad, vještine, znanja i predanost poslu čimbenici o kojima ovisi uspjeh organizacije
ako je motiviranost za rad na nezadovoljavajućoj razini, a znanja i vještine nedostatni – znak da treba poduzeti promjene
upravljanje ljudskim potencijalima – stalno usavršavanje i trening ili primanje novog osoblja
Ljudski aspekt promjena
Baveći se operativnim gledištima promjena menadžment tvrtki zanemaruje onaj najvažniji - ljudski aspekt. Studije (Hooper, Potter, 2006) su pokazale da su zaposlenici pod stresom kad su pred njih postavljena prevelika očekivanja, kad se njihove aktivnosti pozorno promatraju i kad se mijenjaju njihove odgovornosti. Razmjeri promjena mogu se kretati od jednostavnih do vrlo složenih. Može se reći da se u svim vrstama promjena obuhvaćaju sljedeća područja: strategije, modela poslovanja, ključnih procesa i IT sustava, organizacijske strukture, uloga i odgovornosti, kompenzacija i naknada, vrste i broja radnih mjesta.
Najznačajniji čimbenik je svakako strah. Kad promjene nisu dobro upravljane, zaposleni na svim razinama sve ih više sprječavaju. Nerijetko zbog loših komunikacijskih kanala ni prva linija zaposlenika nije dobro pripremljena na promjene. Drugi značajan čimbenik su naslijeđeni sustavi. Postojeći organizacijski, informacijski i komunikacijski sustavi su često jak izgovor za nemogućnost izvođenja promjena. Treći razlog može biti podrška uprave. Apstraktna i izrična podrška uprave vrlo brzo obeshrabruje i one zaposlene koji su u prvi mah prihvaćali ideju o promjenama. Tada se na prve probleme - kojih će svakako biti - reagira odustajanjem izgovarajući se na razne načine poput, primjerice "To je sada za nas preveliki zalogaj", "Moramo se ipak prvo restrukturirati", "Riješimo prvo probleme kupaca", "Razina morala je zasada preniska". Čak i kad je uprava za promjene, često problem zna biti i nepostojanje pristanka njezinih članova. Različiti stavovi vezani uz ciljeve i način njihovih postizanja mogu djelovati uništavajuće na upravljanje promjenama.
Kako poboljšati razinu spremnosti na promjene
Glavni cilj upravljanja promjenama je osigurati pozitivne ljudske reakcije na promjene u smislu njihove implementacije u skladu s postavljenim ciljevima. Organizacija je spremna na promjene kad njezini zaposlenici ispunjavaju dva preduvjeta: sposobnost i želju. Sposobnost znači posjedovanje neophodne razine znanja i vještina da bi se promjene uspješno provele. Želja predstavlja motivaciju svih zaposlenih da bi se navedena znanja i vještine primijenile u svrhu provođenja promjena. Pojedinci i organizacije povećavaju svoju općenitu spremnost na promjene poboljšanjem vlastite prilagodljivosti. To se može postići uvođenjem formalnog procesa upravljanja promjenama koji se sastoji od četiri ključne sastavnice (Rijavec, 2008):
Fleksibilnost - predstavlja sposobnost prihvaćanja promjena uz minimalne gubitke na kakvoći ili produktivnosti. Fleksibilni pojedinci su sposobni ostati mirni u nepredvidivoj okolini i brzo se mogu vratiti iz stresnih stanja. Veća elastičnost unutar organizacije podrazumijeva njezinu veću sposobnost izbjegavanja neproduktivnog ili uništavajućeg ponašanja: pogrešne informacije, promjena osoblja i svi drugi problemi koji dovode do kašnjenja i nepotrebnih troškova. Fleksibilni pojedinci su pozitivni, usredotočeni, organizirani i proaktivni.
Komunikacija - tvrtke imaju formalnu i neformalnu komunikacijsku strukturu. Uvažavanje neformalne strukture predstavlja važnu kariku prikupljanja i prepoznavanja važnih poslovnih informacija. Isto tako, ne smije se dogoditi greška jednosmjerne (top-down) komunikacije, prikrivanja informacija, krivih uobličavanja i iskrivljavanja informacija. Ako osoblje razumije razloge promjena, kao i vlastitu ulogu u samom procesu promjena, vrlo je vjerojatno da će podržati inicijativu. Komunikacija vezana uz promjene mora biti pokrenuta s vrha, služiti se i formalnim i neformalnim komunikacijskim kanalima, biti neprekidno nadzirana i razvijana, temeljiti se na otvorenosti i poštenju, biti kombinacija pisane i usmene komunikacije i ne smije se opterećivati nevažnim detaljima. Dok se u posljednje se vrijeme jako naglašava uloga upravljanja odnosima s kupcima, počesto se zaboravlja nimalo manje važna disciplina - upravljanje odnosima zaposlenika. U konačnici, tvrtka predstavlja organiziranu skupinu ljudi, a ono što oni rade čini tvrtku više ili manje uspješnom.
Edukacija - uspostavljanje znanja i praktičnog razumijevanja ljudske reakcije na promjene. Edukacijom o posljedicama promjena smanjuje se nepredvidivo neproduktivno ponašanje, rizik neprihvaćanja promjena i osigurava okrenutost zaposlenih pravim problemima.
Solidna razina znanja o promjenama ima značajan utjecaj na uspjeh izvođenja promjena. Takvo znanje može biti primijenjeno na stvarnim projektima vezanim uz promjene ili u obrazovne svrhe.
Priprema - za pripremu je ključno uskladiti planirane promjene s raspoloživim resursima. Očekivanja ni u kojem slučaju ne smiju nadmašiti stvarne mogućnosti. To se može izbjeći pažljivom pripremom tj. razmotriti planirane promjene procjenjujući njihovu potencijalnu vrijednost, utjecaj i potrebne resurse, dati prednost promjenama, odrediti trenutni kapacitet implementacije promjena, uskladiti (ispraviti) planirane promjene u skladu s ograničenjima kapaciteta te razviti i ugraditi strategije za povećanje opće sposobnosti usvajanja promjena - organizacijsku prilagodljivost.
Metodologija promjene predstavlja strukturni plan za postizanje željenih ciljeva putem implementacije prihvaćenih rješenja za promjene. Prateći strukturirani, još uvijek fleksibilni implementacijski okvir, smanjuju se greške i propusti, timu se osigurava precizno određivanje zahtjeva i rutinsko rješavanje složenih problema.
Koje su faze u upravljanju promjenama
U faze organizacijskih promjena se ubraja:
stagnacija - depresivnost, obeshrabrenost i odbijanje organizacije pokazuje se na isti način kao i kod pojedinaca: opća usporenost, teškoće ili nemogućnost donošenja odluka, nedostatak motivacije i energije
priprema koja obuhvaća otvaranje komunikacijskih kanala. Uporaba formalnih i neformalnih komunikacijskih kanala je neophodna iz dva razloga: prvo, prepoznavanja i prihvaćanja potrebe za promjenom i, drugo, bržeg i kvalitetnijeg provođenja promjena. Od presudne je važnosti ujediniti menadžment i osoblje oko stava o neophodnosti promjena, kao i oko vizije i strategije promjena, a posebice u smislu prepoznavanja potreba, spremnosti i sposobnosti za promjene.
postavljanje jasnih ciljeva, planiranje i komuniciranje željene promjene: dizajnira se nova organizacijska struktura, određuju se nove uloge i odgovornosti, odlučuje se o proizvodima, uslugama i nadležnostima za budućnost.
dijagnoza rizika, planiranje strategije implementacije promjena te uspostavljanje sustava mjerenja napretka.
implementacija - uključivanje cjelokupne organizacije u provođenje promjena. Za vrijeme ove faze treba krenuti oprezno, i to na testnom uzorku, da se stekne početno povjerenje te osigura pozitivan stav prema promjenama kroz cijelu organizaciju. Prije akcije širih razmjera potrebno je uspostaviti nadzor nad neformalnom komunikacijskom mrežom. U tom kontekstu treba svjesno osigurati ljude koji će na vrijeme ukazati na probleme u implementaciji promjena, potom one koje će kroz cjelokupnu organizaciju pratiti klimu i stav osoblja te one koji mogu utjecati na stavove drugih, iskreno međusobno komunicirati o svim tekućim problemima
inkubacija - faza u kojoj se pojavljuju sukobi i odvijaju prilagodbe. Iako se još ne pojavljuju prva postignuća, neophodno je početi mjeriti obilježja prema uspostavljenim pravilima. Mogu se čak i početi pojavljivati sumnje u ispravnost učinjenih promjena. Ukoliko se u ovoj fazi jasno ne predvide i objasne problemi, postoji opasnost da se organizacija ponovno vrati u fazu stagnacije.
ekspanzija - postignuća poduzetih akcija postaju vidljiva, posao se sve lakše odvija, a osoblje ima sve više povjerenja. Sad je vrijeme za izgradnju novog sustava kompenzacija, mjerenje odlika i nagrađivanje. Uspostavljanje neprekidnog procesa unaprjeđivanja sustava, učenja, prenošenja iskustava i naučenih lekcija je logičan nastavak, a s razlogom osiguranja uspješnosti sljedeće inicijative promjene.
Što s otporom prema promjenama
Otpor prema promjenama razlikuje se među pojedincima; među organizacijama; među zemljama (kultura, tradicija, razvijenost, mogućnost zaposlenja, mobilnost radne snage i sl.). Razlozi za otpor mogu biti razni (Stojiljković, 2006):
prethodna i sadašnja obveza - zaposleni nisu spremni na promjene jer su investirali energiju i znanje u status quo, stoga misle kako ništa ne treba mijenjati i da sve funkcionira upravo onako kako bi trebalo.
ego protekcija - zaposleni nisu spremni priznati kako nešto nije u redu sa sadašnjom situacijom, a posebno da su oni napravili greške ili su vlastite aktivnosti usmjerili u krivom smjeru.
obrana vrijednosti - postoji snažna grupa ili individualni identitet s prevladavajućim vrijednostima, gdje je nebitno jesu li one efektivne i tražene s organizacijske točke gledišta.
nedostatak informacije - zaposleni se ne žele mijenjati jer ne vide vlastiti interes u promjeni, zbog nedostatka informacije o nesavršenosti statusa quo te zbog nedostatne informacije o svrsi promjene i željenom stanju.
Strah - strah od nepoznatog koji rezultira protektivnim i defanzivnim stavovima onih koji su uključeni u promjenu. Ovdje strah ima dvojaku ulogu i tako mu menadžment mora pristupiti, on s jedne strane predstavlja barijeru za uspješno provođenje promjene, dok s druge strane može biti inicijator promjene.
utjecaj pojedinaca - snažne i dominantne osobe (stvaratelji mišljenja) s jakom formalnom i/ili neformalnom modi šalju poruke o tome kako su promjene nepotrebne.
utjecaj grupa - snažne grupe šalju poruke da su promjene nepotrebne. Uvijek postoji snažna tendencija grupnog mišljenja i grupnih standarda.
Kako smanjiti otpor prema promjenama?
Načini smanjivanja otpora mogu biti izbjegavanje iznenađenja, podupiranje stvarnog razumijevanja promjene, stvaranje uvjeta za provođenje promjene te izvođenje probnih promjena. Nadalje, s obzirom da promjene izazivaju stres, stresna stanja kod zaposlenih, mora se naučiti upravljati stresom i stresnim situacijama u poduzeću, razumjeti stres i utjecaj stresa na učinak zaposlenih, identificirati gdje stvarno stres postoji u organizaciji te pomoći zaposlenima da ga kontroliraju. Također, potrebno je osigurati potrebne informacije zaposlenima, podržavati participaciju zaposlenih, nagrađivati željeno ponašanje (bonusi, povišice, unapređenje - "Oni (zaposlenici) moraju osjetiti nagradu koja ide uz pobjedu – u svojim srcima jednako kao i u svojim novčanicima." J. Welch). Neke kompanije imaju i sobu za meditaciju, wellnesscentre, fitnesscentre, savjetovalište za prehranu, fleksibilno radno vrijeme, osobne usluge (isporuka, kemijsko čišćenje, prijevoz…).
Pomoć u svladavanju otporamogu biti i participacija (uključivanje) pozivanje zaposlenih da se aktivno uključe u proces promjene, komunikacija u cilju izbjegavanja nesuglasica, uvođenje programa obrazovanja ljudima koji su pogođeni promjenom (npr. obrazovanje uslijed modernizacije strojnog parka) te pregovori s onima koji ne prihvaćaju promjenu (većinom kod većih poduzeća gdje je potrebna suglasnost.
Zašto je važno upravljanje promjenama
Upravljanje promjenama je upravljani završetak staroga načina ponašanja i usvajanje novog. To je proaktivno upravljanje ljudskom stranom promjena kako bi se postigao željeni poslovni rezultat. Promjena je usmjerena na nešto novo (organizacija, tehnologija, alati,..), a tranzicija na napuštanje staroga (ponašanja). Smatra se najvažnijom vještinom potrebnom za uspjeh u poslu i životu. To je kao i upravljanje procesima / projektima, ….ali predstavlja “ljudsku stranu”. Stoga, dobro razmislite tko ste kako biste prihvatili promjene, tj. kako biste znali vašu ulogu u novome, preispitali vlastite snage i slabosti, postali svjesni vlastitih vrijednosti, postigli usklađenost vaših osobnih očekivanja / vrijednosti i zahtjeva novoga posla (motiviranost), razumjeli i prihvatili novi posao i bili usklađeni sa zahtjevima okoline koja vas okružuje.
Mislite i na budući razvoj tako da napravite plan, istražite prigode / alternative, očekujete najbolje, pokažete drugima da to možete ostvariti, povežete se s drugima, budete iskreni, pošteni i istinoljubivi, zadržite istraživački duh te budete na vrijeme spremni. Nastojite razumjeti potencijal dobitaka ili gubitaka koji vam promjena donosi, analizirajte ranije uspjehe i neuspjehe, zadržite smisao za humor, uspoređujući svoju situaciju s manje povoljnim situacijama, gajite optimistički realizam, budete pobjednik a ne žrtva. Pozicionirajte se na tržištu radne snage kroz konkurentnost koja se može ostvariti samo natjecanjem. Vaš će poslovni uspjeh u budućnosti sve više ovisiti o različitosti i pripremljenosti na buduće promjene, jer (C. Darwin (1809-1882): “Preživjeti neće najsnažniji niti najpametniji, već promjenama najprilagodljiviji”.
URL poveznica za ovaj ulaz
RSS feed komentari
